Wat doen wij
Wat kan het facilitair bureau voor u betekenen?
Het facilitair bureau is geen commercieel bureau maar een overkoepelende stichting en daarmee een verlengstuk van de deelnemers.
De deelnemende patiëntenorganisaties laten hun niet-primaire taken uitvoeren door het facilitair bureau. De besturen en andere
vrijwilligers van de aangesloten organisaties kunnen zich bezig houden met de primaire taken voorlichting, lotgenotencontact en belangenbehartiging.
Daardoor zijn de aangesloten organisaties verzekerd van continuïteit. De taken die door het facilitair bureau
worden uitgevoerd zijn o.a. de ledenadministratie, financieel administratieve ondersteuning, telefonische opvang, bestuurlijke
ondersteuning en ondersteuning bij de organisatie van evenementen. De daaraan verbonden kosten worden naar mate van gebruik over de deelnemers verdeeld. FBPN levert kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en streeft daarbij naar de laagst mogelijke kosten voor de deelnemers. Van belang is ook dat de deelnemende organisaties elkaars kennis delen en informatie kunnen uitwisselen.
Het bureau faciliteert hierbij in de vorm van het organiseren van overleggen van voorzitters en penningmeesters, maar ook van
bijvoorbeeld webmasters of voorlichters. Het streven is minimaal één keer per jaar een bijeenkomst te organiseren met een
algemeen thema voor alle bestuurders van de deelnemende organisaties. Dit heeft als doel dat bestuurders makkelijker contact kunnen
zoeken met collega bestuurders op hun eigen terrein om ervaringen uit te wisselen of vragen te stellen.
Werkzaamheden bureau
De werkzaamheden die op het bureau verricht worden zijn o.a.:
1) Telefonische helpdesk en e-mail
2) Administratie (o.a. ledenadministratie en ondersteuning financiële administratie t.b.v. de accountant)
3) Verzorgen van voorlichtingsmateriaal / documentatie
4) Beheer van het (digitale) archief
5) Bestuursondersteuning
6) Ondersteuning van evenementen
Wij streven naar een zo compleet mogelijke dienstverlening per organisatie. Per organisatie is een vaste medewerker aanspreekpunt
voor deze organisatie. Het bureau kan ook worden gezien als een vast coördinatiepunt voor bestuurders en andere vrijwilligers voor
uitvoerende werkzaamheden.
Telefonische helpdesk en e-mail
Vragen van mensen per telefoon of per e-mail afhandelen.
- Algemene en voor zover mogelijk inhoudelijke vragen worden door de medewerkers beantwoord
- Mensen met specifieke vragen worden doorverwezen naar (ervarings)deskundigen
- Vragen van fabrikanten, bedrijven, onderzoeksinstellingen, pers enz. worden aan de desbetreffende
portefeuillehouders/ bestuursleden doorgespeeld. Daarbij wordt bekeken of de informatie ook voor de andere organisaties
van belang kan zijn.
Administratie
- Postverwerking: de bestuurspost wordt na verwerking doorgestuurd naar de desbetreffende portefeuillehouder(s).
- Ledenadministratie Sodales: in het kader van uniformiteit en efficiëncy maken alle aangesloten organisaties van FBPN gebruik
van het ledenadministratiepakket Sodales en zullen ook nieuwe organisaties hiervan gebruik gaan maken.
Door gebruik te maken van een report manager is het mogelijk specifiek gedefinieerde overzichten uit te draaien die met
name door de regio’s veel gebruikt worden. Hierdoor wordt goede kennis van de achterban mogelijk gemaakt.
Zie ook de website van Sodales: www.sodales.nl
Er wordt gebruikt gemaakt van automatische betalingsverwerking.
- Financiële administratie: vanwege de BTW-vrijstelling is de daadwerkelijke financiële registratie (de financiële boekhouding),
periodieke rapportages en het opstellen van de jaarrekening uitbesteed aan een accountants-administratiekantoor.
Het bureau doet het voorwerk voor de accountant. Alle organisaties werken volgens eenzelfde procedure en een éénduidig
ingericht grootboeksysteem. Deze sluit aan op de begroting zoals die ingediend wordt bij de Stichting Fonds PGO.
De penningmeesters stellen vast of de juiste controles zijn uitgevoerd en verzorgen de financiële verslaglegging en andere specialistische zaken zoals het opstellen van de begroting. Voor een aantal organisaties wordt door FBPN ondersteuning
verleend bij het opstellen van de begroting.
- Het verzorgen van mailingen.
Voorlichtingsmateriaal en documentatie
- Nieuwe leden ontvangen een pakket met kwartaalblad en ander foldermateriaal.
- Bestellingen van brochures en ander materiaal via internet of telefoon.
- Het bureau zorgt ervoor dat de voorraad van de brochures en ander materiaal op peil blijft.
- Interne informatievoorziening. Het bureau verzorgt materiaal voor de vrijwilligers van de organisaties t.b.v. lezingen, standmateriaal
en folderverspreiding. De vrijwilligers worden periodiek voorzien van nieuwsbrieven die deels door het bureau worden opgesteld
en via het bureau worden verspreid.
Beheer van het archief
Het bureau houdt het centrale (digitale) archief bij van de organisaties. Een uiterst belangrijke taak in verband met de bestuurswisselingen.
Bestuursondersteuning
Bureaumedewerkers zijn aanwezig bij bestuursvergaderingen en andere bijeenkomsten van de aangesloten patiëntenorganisaties.
Zij verlenen ondersteuning bij de voorbereidingen van deze vergaderingen, notuleren en voeren acties uit voortvloeiend uit
deze vergaderingen. Op deze wijze kan ook de uitwisseling van informatie tussen de besturen en het bureau zo goed mogelijk verlopen.
Het bureau ondersteunt bij andere activiteiten zoals bijvoorbeeld het rondsturen van persberichten, correcties drukproef kwartaalblad, ontwikkelen nieuw foldermateriaal, gesprekken met externe contacten. Bureaumedewerkers ondersteunen ook bij de organisatie van
de jaarvergaderingen en de (scholings)bijeenkomsten (voorzittersoverleg, penningmeesteroverleg, besturendag, vrijwilligersdagen, etc) voor alle organisaties. De medewerkers van FBPN zijn veelal ook bij deze bijeenkomsten aanwezig.
Ondersteuning evenementen
Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de organisatie van een lustrum. Ondersteuning wordt verleend in de vorm van het versturen van uitnodigingen, inschrijven deelnemers, deelnemen aan werkgroepen etc. |
